Checklista och vanliga frågor
Den här checklistan sammanfattar vad du kan göra före, under och efter ett möte i EasyVote. Varje steg beskrivs mer ingående i egna artiklar.
Uppdelningen är en rekommendation. Det går att göra allt under själva mötet, men förberedelse och planering underlättar inför ett större möte. Vid mindre möten är det inte lika viktigt att förbereda allt noggrant.
Några veckor före mötet
- Skapa mötet och ange grundläggande information.
- Bygg dagordningen, eller importera den från en mall.
- Bifoga underlag som PDF-filer på rätt punkter.
- Lägg till de val som är troliga eller kända i förväg, med kandidater, antal alternativ och grundläggande inställningar.
Dagarna före mötet
- Lägg till kända deltagare.
- Publicera dagordningen om deltagarna i förväg ska kunna ta del av den och anmäla sig som talare till talarlistorna.
- Markera gäster och observatörer som åskådare.
- Aktivera kryptering och spara nyckeln på ett säkert ställe, till exempel i en lösenordshanterare.
- Hämta länken till mötet och skicka ut den i kallelsen.
- Vill ni testa, gör det i ett separat testmöte med testval. Genomför inte testet i det riktiga mötet, eftersom det då syns i bland annat protokollet.
Vid mötets början
- Starta mötet.
- Genomför närvarokontroll. Stäng den när alla anmält sig för en låst röstlängd, eller låt den vara öppen för en dynamisk röstlängd.
- Publicera första punkten (dagordningen publiceras automatiskt när mötet startar).
Under mötet
- Publicera en punkt i taget.
- Hantera talarlistan: starta och avsluta talare.
- Starta och publicera valen (alternativet Starta och publicera). Avsluta valen när alla röstat.
- Beräkna resultaten och publicera dem när det är dags.
- Skriv anteckningar på punkterna.
Efter mötet
- Avsluta mötet.
- Ta fram protokollet som Word eller PDF och låt justerarna skriva under.
- Spara krypteringsnyckeln tills dess att den inte längre behövs.
- Spara dagordningen som mall om mötet är återkommande.
Vanliga frågor
En deltagare hittar inte mötet.
Kontrollera att personen är tillagd som deltagare och att deltagaren loggar in med rätt konto.
En deltagare kan inte rösta.
Kontrollera att personen är markerad som närvarande, inte är åskådare och att valet är startat och publicerat.
Jag kan inte starta ett val.
Läs felmeddelandet. Vanliga orsaker är att kryptering inte är aktiverad eller att min och max antal alternativ inte stämmer mot antalet kandidater. Läs mer.
Jag stängde närvarokontrollen för tidigt.
Den kan inte öppnas igen. Röstlängden är då låst till de som var närvarande när kontrollen stängdes. Nästa gång kan du i stället låta närvarokontrollen vara öppen under hela mötet. Läs mer.
Jag har tappat krypteringsnyckeln.
Nyckeln kan inte återskapas och utan den går det inte att räkna rösterna. Kontrollera lösenordshanteraren, den nedladdade filen och webbläsaren där nyckeln kan ha sparats. Se artikeln Kryptering.
Uppdateras vyerna automatiskt?
För deltagarna ja. Mötesvyn uppdateras automatiskt när något förändras, till exempel när du publicerar en punkt eller ett val, utan att de behöver ladda om sidan. För dig som administratör sker det inte på samma sätt. Till exempel antalet röstberättigade och närvarande uppdateras inte av sig självt, utan du behöver klicka på ikonen för att ladda om (refresh-ikonen).
Inget händer hos deltagarna.
Be dem ladda om sidan. Kontakta systemansvarig om felet kvarstår.