Närvarokontroll

Med närvarokontrollen tar ni reda på vilka deltagare som faktiskt är på plats. Bara de som är närvarande (och inte åskådare) kan rösta, så närvarokontrollen avgör vilka som är röstberättigade.

Du som mötesadministratör bestämmer själv när närvarokontrollen stängs. Det finns två sätt att arbeta:

Stänga närvarokontrollen: Du får en låst röstlängd som består av de som är närvarande när kontrollen stängs.
Ha närvarokontrollen öppen under hela mötet: Då arbetar ni med en dynamisk röstlängd. Röstlängden fastställs för varje val i samband med att valet startar.

Hur fungerar det?

Du startar mötet. Om närvarokontroll används hos er går mötet då in i läget Närvarokontroll. Det visas som Närvarokontroll vid mötet i aktivitetslistan och som Närvarokontroll öppen på mötessidan.
Deltagarna loggar in och anmäler sin närvaro.
Du följer deltagarlistan på mötessidan. Antalet Närvarande, Ej närvarande och Åskådare visas i sammanställningen. Du kan behöva klicka på ikonen för att ladda om (refresh-ikonen) för att räknarna ska uppdateras.
När alla som ska vara med har anmält sig kan du klicka på Stäng närvarokontrollen för att låsa röstlängden. Mötet är fortfarande öppet, den enda skillnaden är att röstlängden nu är låst till de som anmält sin närvaro. Vill du ha en dynamisk röstlängd låter du i stället närvarokontrollen vara öppen.

Vad kan deltagarna göra under närvarokontrollen?

Alla deltagare kan följa dagordningen.
Bara de som registrerats som närvarande, och inte är åskådare, kan delta i omröstningar.
En deltagare som inte är närvarande får ett meddelande om att deltagaren inte kan delta i aktiviteten förrän närvaron är bekräftad.
Åskådare får veta att de följer mötet utan rösträtt.

Registrera närvaro åt någon

Om en deltagare inte har anmält sin närvaro kan du som mötesadministratör göra det åt deltagaren:

Sök fram deltagaren i deltagarlistan.
Klicka på de tre punkterna och slå på Närvarande.

På samma sätt kan du slå av närvaron om någon lämnar mötet eller registrerats av misstag.

Att tänka på

Närvarokontrollen kan inte öppnas igen när den väl har stängts. Se till att alla hunnit anmäla sig innan du stänger, eller låt den vara öppen om ni vill kunna ta emot nya deltagare under mötet.
Under närvarokontrollen är vissa funktioner begränsade. Du kan fortfarande hantera enskilda deltagare, men inte göra ändringar som påverkar flera deltagare samtidigt, till exempel ta bort alla.
Du kan ändra en deltagares närvaro direkt i deltagarlistan.
Du kan alltid exportera deltagarlistan som PDF eller Excel för att få en ögonblicksbild av hur det ser ut just nu. Deltagarlistan följer också med när du exporterar protokollet.

Närvarokontrollen i protokollet

Tidpunkterna då närvarokontrollen öppnades och stängdes finns med i protokollets tidslinje. Läs mer i artikeln Avsluta mötet och ta fram protokoll.