Avsluta mötet och ta fram protokoll
När mötet är avslutat kan du ta fram ett protokoll som sammanfattar mötet. Protokollet bygger på dagordningen, dina anteckningar och resultaten från valen. Du kan ladda ner protokollet som Word- eller PDF-fil.
Skriva anteckningar på dagordningspunkter
Du kan skriva anteckningar på varje dagordningspunkt under mötets gång, till exempel beslut, yrkanden och vad som sagts. Det går även att skriva anteckningar efter att mötet är avslutat. Anteckningarna tas med i protokollet.
- Hitta punkten i dagordningen.
- Öppna menyn vid punkten och välj Anteckningar.
- Skriv din text. Du kan formatera texten med enkla verktyg som fetstil och punktlistor.
- Klicka på Spara.
Tips! Skriv gärna anteckningar löpande medan mötet pågår.
Avsluta mötet
- Öppna menyn där skedet visas på mötets sida.
- Välj Avsluta aktivitet.
- Bekräfta.
Mötet går nu in i skedet Avslutad. Det innebär att:
- Mötet är slutfört för deltagarna. De ser meddelandet Mötet är slutfört.
- Dagordningspunkter som fortfarande är publicerade avpubliceras automatiskt.
- Du kan inte längre redigera mötet, lägga till eller ändra punkter, val eller deltagare.
Ta fram protokollet
- Öppna mötet.
- Under Protokoll väljer du format: Microsoft Word eller Adobe PDF.
- Protokollet tas fram och laddas ner.
Välj Word om ni vill redigera protokollet, till exempel lägga till egen text eller ändra formatering. Välj PDF för ett färdigt dokument att arkivera eller skicka ut.
Vad innehåller protokollet?
Protokollet tas fram automatiskt utifrån det som hänt i mötet och innehåller:
- Rubrik: "Protokoll: [mötets namn]" och datum och tid då protokollet skapades.
- Dagordning: alla punkter i den ordning och numrering ni haft, med anteckningarna du skrev, hänvisningar till bilagor och val som hör till punkten.
- Valresultat: för varje val: resultatet och när det beräknades.
- Val utanför dagordning: eventuella val som inte låg på någon punkt.
- Tidslinje: en logg över vad som hänt och när, till exempel när mötet startades och avslutades, när närvarokontrollen öppnades och stängdes och när punkter och val publicerades och avpublicerades.
- Bilagor: de PDF-filer ni bifogat till dagordningspunkterna.
- Signaturfält: plats för datum, ort, signatur och namnförtydligande för justerare.