Om möten i EasyVote
Ett möte i EasyVote är en aktivitet där ni genomför ett möte digitalt. Deltagarna kan följa dagordningen, anmäla sig till talarlistan och rösta, oavsett om de sitter i samma lokal eller deltar på distans. Som mötesadministratör förbereder du mötet i förväg och styr det sedan medan det pågår.
I EasyVote kallas mötet för en aktivitet av typen Möte. I dessa supportartiklar använder vi orden "möte" och "aktivitet" om varandra.
Vad kan man göra i ett möte?
- Skapa en dagordning med punkter och bifoga underlag.
- Lägga till deltagare och bestämma vilka som får rösta.
- Genomföra en närvarokontroll så att ni vet vilka som är på plats.
- Genomföra krypterade val och omröstningar.
- Hantera talarlistor och ordningsfrågor.
- Skriva anteckningar och ta fram ett protokoll när mötet är avslutat.
Mötets olika skeden
Ett möte går igenom några skeden som du ser i listan över aktiviteter och på mötets sida:
- Ej startad: Här gör du alla förberedelser: dagordning, deltagare, val och kryptering.
- Närvarokontroll: Om närvarokontroll används går mötet in i detta skede direkt när det startas. Deltagarna anmäler då sin närvaro. Mötet är öppet som vanligt, men röstlängden är inte låst förrän du stänger närvarokontrollen. Du väljer själv när närvarokontrollen stängs, eller låter den vara öppen under hela mötet.
- Pågående: Mötet är igång. Du publicerar dagordningspunkter och val och styr talarlistorna.
- Avslutad: Mötet är klart. Du kan ta fram protokollet.
Vad som går att ändra beror på skedet:
- Dagordningen kan ändras tills mötet är avslutat.
- Deltagarna kan ändras tills närvarokontrollen stängs.
- Ett val kan redigeras tills det startas.
Så loggar du in
- Öppna EasyVotes webbadress som ni fått av er organisation.
- Klicka på Logga in.
- Logga in på det sätt som er organisation använder (till exempel BankID eller inloggning via organisationens konto).
Både deltagare och administratörer använder samma inloggningssida och samma sätt att logga in. Vad du ser och kan göra efter inloggningen beror på dina behörigheter.
Tips! Kommer du inte in, kontakta er systemansvarig.
Så hittar deltagare mötet
Deltagare kommer åt mötet på något av följande sätt:
- Via en länk. Du som administratör kan hämta länkar till mötet (se artikeln Skapa ett möte och grundinställningar) och skicka ut dem i kallelsen. Observera! Bara personer som är deltagare i mötet kan öppna länken.
- Via sin egen startsida. När deltagaren loggat in visas de möten som deltagaren är med i.
Om en deltagare inte hittar mötet beror det oftast på att deltagaren inte har lagts till i mötet. Läs mer i artikeln Lägga till och hantera deltagare.
Så hittar du mötet som administratör
- Logga in i EasyVote.
- Gå till administrationsläget och välj Hantera aktiviteter.
- Du ser nu en lista över aktiviteterna. Välj fliken Möte för att bara visa möten, och filtrera vid behov på Ej startad, Pågående eller Avslutad.
- Klicka på mötesaktiviteten (raden i listan), eller på menyn med de tre punkterna och välj Hantera.
Vill du se möten som du tidigare arkiverat markerar du Visa arkiverade.
Ser du inte administrationsläget, eller saknas mötet i listan, har du förmodligen inte behörighet till det. Kontakta då er systemansvarig.
Så är mötessidan uppbyggd
Mötets sida och dess funktioner anpassar sig efter mötets skede. Du ser alltid mötets skede, inställningarna, dagordningen och deltagarlistan. Övriga funktioner visas när de är aktuella, till exempel knappar för att ladda ner protokollet när mötet är avslutat.
Rekommenderad arbetsordning
- Skapa mötet och ställ in grunderna.
- Bygg dagordningen och lägg till eventuella val.
- Lägg till deltagare.
- Aktivera kryptering.
- Genomför mötet: starta mötet, genomför närvarokontroll samt publicera punkter och val (se artikeln Genomföra mötet steg för steg).
- Beräkna och publicera resultat.
- Avsluta mötet och ta fram protokollet.
Varje steg beskrivs i en egen artikel.